Bestuurlijk aanbesteden

Bestuurlijk aanbesteden

Bestuurlijk aanbesteden is een vorm van aanbesteden die met name gebruikt wordt door gemeenten als het gaat om zorg- en welzijnsdiensten. In deze gaat het om langdurige, flexibele contracten, waarbij beide partijen elkaar nodig hebben. Omdat het hier gaat om diensten die voorheen veelal vielen onder de 2b-regeling (tegenwoordig de regeling voor sociale en andere specifieke diensten) is het klassieke, strenge regime voor aanbestedingen niet noodzakelijk. De ‘Bestuurlijk aanbesteden’-methodiek wordt dan ook met name gebruikt binnen het Wmo-domein (Wet maatschappelijke ondersteuning) en er is een speciale procedure voor op de Aanbestedingskalender.

Het voordeel van het vereenvoudigde regime voor sociale en andere specifieke diensten is dat de aanbestedende dienst met de marktpartijen kan overleggen over gunningscriteria, prestaties, prijsvorming en monitoring. Dit gebeurt op basis van een basisdocument waarin de gemeente voorstellen doet voor inhoud en criteria. Het voortdurende overleg zorgt voor een continue uitwisseling van ideeën over proces, inhoud en doelstellingen en komt vooral vaak terug in het WMO-Domein.

Binnen het proces van bestuurlijk aanbesteden worden de volgende vier processtappen gehanteerd.

Voorbereiden

Tijdens de voorbereidende stap stelt de aanbestedende dienst twee conceptovereenkomsten op: een inhoudelijke overeenkomst waarin afspraken staan over prestaties, monitoring en prijs en een COB-overeenkomst waarin afspraken staan over Communicatie, Overleg en Besluitvorming. In principe wordt er gekozen voor gunning op basis van een vaste prijs, waarbij met name wordt gekeken naar de waarde die voor die prijs wordt geboden. Deze prijs wordt bepaald, waarbij er een streefniveau wordt vastgelegd en een maximumniveau. Tenslotte word besloten hoe de selectie en gunning zal worden gedaan. Vanwege het speciale karakter van sociale en specifieke diensten kunt u ervoor kiezen deze met de vereenvoudigde procedure aan te kondigen op Tenderned.

Onderhandelen

Tijdens de onderhandelingsfase bespreekt u de opgestelde conceptovereenkomst met de mogelijke aanbieders. Daarbij bespreekt u alle bepalingen in de overeenkomst, waarbij de minimumeisen in stand blijven. Het idee hierbij is dat als een aanbieder het niet eens is met een bepaling, hij hierop beargumenteerd ingaat en een alternatief voorstelt en dat ook weer beargumenteert. De onderhandelingsfase eindigt met het definitief maken van de conceptovereenkomst.

Contracteren

Tijdens de contractfase dienen de marktpartijen een plan van aanpak in en geven ze hun prijs op (als die niet al van tevoren is vastgesteld). Vervolgens onderhandelt u als aanbestedende dienst per aanbieder over het plan van aanpak. In de contracten legt u bovendien definitieve afspraken vast over een formele overlegstructuur waarin gedurende de uitvoering van het contract voortdurend wordt overlegd. De overeenkomst loopt over het algemeen lang: minimaal 5 tot 10 jaar, met de mogelijkheid tot stilzwijgende verlenging. Dit zorgt voor een continu leerproces, continue dienstverlening en de mogelijkheid tot het terugverdienen van initiële investeringen.

Uitvoeren

Ook gedurende de uitvoering kan het contract aangepast worden aan de hand van gewijzigde omstandigheden. Eventueel kunt u als aanbestedende dienst een sanctie opleggen aan de marktpartij als deze van te voren vastgelegde kritische prestaties niet haalt. Als het gaat om het niet halen van niet-kritische prestaties, worden onderdelen van de overeenkomst aangepast aan de veranderde omstandigheden. Ook wetten vanuit de Rijksoverheid of sociale veranderingen kunnen aanleiding zijn tot het aanpassen van (delen van) de overeenkomst.

Related posts:

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *