Een goede debiteurenadministratie: onmisbaar voor uw bedrijf

Een goede debiteurenadministratie: onmisbaar voor uw bedrijf

Een goede debiteurenadministratie is net zozeer van belang voor uw bedrijf als een hoge omzet en lagere kosten. Gemiddeld een op de vier faillissementen is namelijk (deels) veroorzaakt door een slechte debiteurenadministratie. Veel bedrijven in Nederland hebben de slechte gewoonte ontwikkeld om pas na zes tot negen weken hun rekeningen te betalen. Een goed herinneringenbeleid en duidelijke afspraken in uw algemene leveringsvoorwaarden kunnen u helpen om uw facturen op tijd of sneller betaald te krijgen (kijk bijvoorbeeld eens op debiteurnet.nl).

Debiteurenadministratie

Natuurlijk betaalt u zelf altijd keurig uw rekeningen op tijd en verwacht u dat ook van uw klanten. U wacht dus meestal rustig af en laat de termijn verstrijken alvorens u eens voorzichtig een belletje waagt richting uw debiteur. Met een eventuele tweede herinnering wacht u wellicht nog iets langer, omdat u de relatie met uw klant goed wilt houden. Maar al met al wacht u zo al snel een paar maanden op uw geld, zeker als het om een langer lopende opdracht gaat. Dan kan er tussen de start van de opdracht en het uiteindelijke betaalmoment al gauw een half jaar zitten.

Efficiënt debiteurenbeheer

Een goede debiteurenadministratie bestaat daarom niet alleen uit een simpele database met daarin naam, adres en telefoonnummer van uw klanten en het openstaande factuurbedrag. Veeleer bestaat een goede debiteurenadministratie uit een goedlopend proces dat regelmatig wordt uitgevoerd. Dat proces begint idealiter al vóór u een offerte uitstuurt aan een potentiële klant. Informeer bijvoorbeeld eens bij collega’s of kennissen naar het betaalbedrag van het bedrijf. Spreek eventueel, bij bijvoorbeeld langlopende opdrachten, af dat er gedurende het werk of vooraf al een gedeelte moet worden betaald. Kijk ook eens kritisch naar uw algemene voorwaarden: houdt u hierin voldoende rekening met uw eigen cashflow? Een korte betalingstermijn en boetes bij te late betaling zijn helemaal niet raar. Ook klanten korting geven bij vooruitbetaling is een goede manier om zekerder te zijn van uw inkomsten.

Wanbetalers

Heeft u ondanks uw goede voorzorgsmaatregelen toch te maken met een wanbetaler? Zorg dan altijd dat u meerdere kanalen gebruikt om uw debiteur toch tot betalen te verzoeken. Als u belt, bevestig dan altijd het gesprek via e-mail. Of bel eerst en stuur na een week nog een herinnering na. Natuurlijk neemt u geen nieuwe opdrachten aan zolang de klant de openstaande facturen nog niet heeft betaald. Een incassobureau kan uitkomst bieden als u er echt samen niet meer uitkomt. Dit kan overigens al vanaf de tweede herinnering, dus afhankelijk van uw termijn al 30 dagen na de factuurdatum. Bent u bang dat het inschakelen van een incassobureau u een klant kost? Vraag uzelf dan af of het verlies van deze klant echt een aderlating is voor uw bedrijf of dat u wellicht deze klant liever kwijt dan rijk bent.

Related posts:

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *